A gestão de facilities é sempre uma operação complexa porque envolve uma ampla gama de pessoas, setores e variáveis.

Limpeza, segurançae gestão de copa, por exemplo, são setores que possuem demandas diferentes. Estas demandas passam pelo uso de uniformes, telefone, carro e outros recursos materiais. E tudo isso está na mão do gestor de facilities.

Por isso, para conseguir reduzir os custos é preciso, primeiro, planejar um orçamento de facilities.

A importância do planejamento orçamentário

Se você quer de fato reduzir custos a primeira coisa a fazer é planejar o orçamento. É preciso dedicar tempo e estudo para que isso seja feito com rigor.

A base desse planejamento é que a relação custo X faturamento esteja sempre dentro de uma realidade factível.

Estamos vivendo um momento de crise mundial. Então, todos estão buscando reduzir custos sem abalar a qualidade do trabalho. Esse é sempre um desafio muito grande.

Na hora de fazer o seu orçamento em facilities, não se esqueça do quanto essa área é importante para o bom andamento da empresa. Ela faz com que a estrutura esteja em pleno funcionamento para que a atividade principal possa ser executada com perfeição.

Afinal, ninguém trabalha direito em um lugar sujo, inseguro, sem iluminação, ventilação ou infraestrutura mínima.

O que levar em conta no orçamento em facilities

O orçamento em facilities depende do tamanho da empresa e da área de atuação. Mas existem alguns itens que devem sempre estar no seu radar na hora de elaborar a planilha orçamentária.

É sempre bom, primeiro, olhar para os últimos gastos e fazer uma análise daquilo que funcionou ou não funcionou. Esse é um ponto de partida para que você analise as reais necessidades

Se a ideia é reduzir custos, é preciso também olhar para aquilo que é essencial ser mantido e aquilo que pode ser cortado sem perda de qualidade.

Por isso, é importante se atentar aos detalhes.

Você pode incluir na sua lista itens como: uso de uniforme, uso de telefone, necessidade de carro, produtos a seres utilizados, uso de descartáveis, materiais de apoio fundamentais, equipamento de segurança etc.

A importância do orçamento na hora de terceirizar

Ter um planejamento orçamentário vai ajudar na priorização das atividades e na negociação de contratos de terceirização de facilities.

A terceirização é a melhor alternativa para esse setor porque tira da empresa encargos trabalhistas e a gestão destes serviços. Isso permite maior dedicação ao core business e, consequentemente, uma ampliação da receita.

Porém, para que você tenha um bom contrato de terceirização e eficiência no trabalho com facilities, é preciso conhecer as necessidades de cada setor da sua empresa.

Com um planejamento orçamentário em mãos, você terá condições de negociar contratos com uma melhor relação custo X benefício. E essa relação será fundamental para que as finanças do seu negócio se mantenham saudáveis.